Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się zakładową organizacją związkową - Procedurę zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa, w tym informacji o: uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Eldisy Polska Sp. z o.o. w Komornikach lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa oraz zasady podejmowania działań następczych.
2. Każda z osób świadczących pracę w Eldisy Polska sp. z o. o. zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.
3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Eldisy Polska Sp. z o.o. przekazuje się informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
4. Osoby, dla których Procedura ma zastosowanie nie powinny lekceważyć żadnych zauważonych nieprawidłowości i naruszeń, bez względu kogo one dotyczą.
§ 2. DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
1. Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
2. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
3. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Eldisy Polska Sp. z o.o., w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
5. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Eldisy Polska Sp. z o.o. lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6. Naruszeniu – rozumie się przez to działania lub zaniechania, które są niezgodne z prawem lub mogą mieć negatywny wpływ na realizacje celów i zadań Eldisy Polska sp. z o. o..
7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
8. Podmiocie prawnym – rozumie się przez to Eldisy Polska sp. z o. o. w Komornikach ul. Polna 27, 55-300 Komorniki;
9. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Eldisy Polska sp. z o. o. w Komornikach;
10. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
11. Zgłoszeniu wewnętrznym (zwanym dalej także zgłoszeniem) – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa.
12. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 3. PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a) – q).
3. Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
§ 4 PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń jest Kierownik Dzialu Personalnego. Podmiotem upoważnionym do podejmowania działań następczych włączając w to: weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest Zespół, w którego skład wchodzi Kierownik Działu Personalnego oraz Pełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania. W zależności od tematu zgłoszenia, do Zespołu zostaną powołani specjaliści z działów odpowiedzialnych za dane zagadnienie, np. w przypadku zgłoszenia dotyczącego ochrony środowiska – Specjalista ds. ochrony środowiska.
2. W przypadkach szczególnych Eldisy Polska Sp. z o.o. może czasowo upoważnić inną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
3. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych są zobowiązane do ochrony danych osobowych Sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi oraz zachowania poufności na temat wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi.
4. Osoby, o których mowa ust. 1 powyżej działają w sposób bezstronny, niezależny, sumienny i staranny z zachowaniem należytej staranności, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
5. Eldisy Polska Sp. z o.o. oraz jakakolwiek inna osoba nie ma prawa wpływać na wykonywanie obowiązków przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, wydawać mu instrukcji ani wpływać na sposób jego pracy.
§ 5. SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Spółka zapewnia możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń za pośrednictwem bezpiecznych kanałów zapewniających zachowanie poufności, tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, a także ochrony danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie.
2. Spółka wdraża rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, w szczególności poprzez:
a) ochronę danych osobowych i informacji, których dotyczy zgłoszenie przed dostępem osób niepowołanych,
b) udzielenie dostępu do danych osobowych i informacji, których dotyczy zgłoszenie jednie osobom, które zostały do tego upoważnione,
c) zaangażowanie do rozpatrywania i weryfikacji zgłoszeń naruszeń osób, które gwarantują poszanowanie praw osób dokonujących zgłoszenia oraz osób, dla których Procedura ma zastosowanie.
3. Spółka zapewnia, że osoba wskazana do przyjmowania i weryfikacji dokonanych zgłoszeń naruszeń jest osobą niezależną i bezstronną.
4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
a) na adres do korespondencji: ul. Polna 27, 55-300 Komorniki, do Kierownika Działu Personalnego z dopiskiem "do rąk własnych zgłoszenie",
b) poprzez e-mail na adres: zgł[email protected], tytuł maila (sygnalista – zgłoszenie);
c) ustnie - telefonicznie w godzinach pracy tj. 09.00 – 15.00 pod numerem telefonu 07 397 64 13 przy czym:
· zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę, o której mowa w § 4 ust. 1 Procedury – zgodnie z załącznikiem nr 1 do Procedury;
d) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie: nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę, o której mowa w § 4 ust. 1 Procedury, zgodnie z załącznikiem nr 1 do Procedury.
5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy/spotkania lub transkrypcji rozmowy przez jego podpisanie.
6. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
7. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego [jeżeli nie będzie to wprost wynikało z funkcjonalności kanału].
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
9. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest zobowiązana do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
§ 6 DZIAŁANIA NASTĘPCZE
1. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz podejmuje odpowiednie działania następcze.
2. W przypadku, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, osoby odpowiedzialne za podejmowanie działań następczych mogą podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, o czym niezwłocznie poinformują Sygnalistę.
3. W przypadku, gdy osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, nie jest w stanie samodzielnie dokonać odpowiednich działań następczych uzgadnia z osobą reprezentującą Eldisy Polska Sp. z o.o. niezbędny zakres tych działań.
4. Osoba reprezentująca Eldisy Polska Sp. z o.o. wraz osobą upoważniona do podejmowania działań następczych mogą podjąć decyzję o powołaniu Zespołu do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.
5. W skład Zespołu mogą być powoływani specjaliści z zewnątrz.
6. W przypadku braku kompetentnych pracowników do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, osoba reprezentująca Eldisy Polska Sp. z o.o., może powołać specjalistę lub zespół specjalistów z zewnątrz.
7. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani wyjaśnić sprawę oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac, zgodny ze wzorem określonym w załączniku Nr 1 do niniejszej Procedury, zawierający wnioski, rekomendacje, działania następcze i uzasadnienie tych działań.
8. Protokół należy sporządzić w takim czasie, aby zapewnić terminowe udzielenie informacji zwrotnej Sygnaliście.
9. Po sporządzeniu protokołu, podmiot wewnętrzny upoważniony do podejmowania działań następczych udziela informacji zwrotnej Sygnaliście. Wewnętrzny podmiot upoważniony przekazuje Sygnaliście informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych lub powodów takich działań bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
10. W przypadku zgłoszeń listownych na adres Podmiotu prawnego:
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych jest zobowiązana do przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej poprzez wysłanie listu na adres do kontaktu wskazany przez Sygnalistę.
11. W przypadku zgłoszeń telefonicznych lub osobistych:
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych jest zobowiązana do przekazania sygnaliście informacji zwrotnej poprzez:
a) wysłanie listu na adres do kontaktu wskazany w protokole przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego sygnalisty o naruszeniu prawa, w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista” będzie znajdowała się informacja zwrotna lub
b) osobiste przekazanie pisemnej informacji zwrotnej sygnaliście, co sygnalista potwierdza na kopii tego dokumentu.
12. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, przez osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 2 do Procedury.
13. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 7. INFORMACJE DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:
1) danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
2) warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
3) trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
4) terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
5) zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
6) zasadach przetwarzania danych osobowych,
7) charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
8) środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
9) warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności;
10) zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
11) danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.
4. Rzecznik Praw Obywatelskich umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla Sygnalisty w szczególności informacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, 5 i 6 oraz 8-11.
5. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
6. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
1) w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2) w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
7. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostki organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.
8. Celem Podmiotu prawnego jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Podmiot prawny zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Podmiotu prawnego.
§ 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
ii. Protokół rozpatrzenia zgłoszenia – załącznik nr 2
iii. Rejestr naruszeń – załącznik nr 3
iv. Klauzule RODO – załącznik nr 4 i 5
§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa, w tym informacji o: uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Eldisy Polska Sp. z o.o. w Komornikach lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa oraz zasady podejmowania działań następczych.
2. Każda z osób świadczących pracę w Eldisy Polska sp. z o. o. zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.
3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Eldisy Polska Sp. z o.o. przekazuje się informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
4. Osoby, dla których Procedura ma zastosowanie nie powinny lekceważyć żadnych zauważonych nieprawidłowości i naruszeń, bez względu kogo one dotyczą.
§ 2. DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
1. Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
2. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
3. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Eldisy Polska Sp. z o.o., w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
5. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Eldisy Polska Sp. z o.o. lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6. Naruszeniu – rozumie się przez to działania lub zaniechania, które są niezgodne z prawem lub mogą mieć negatywny wpływ na realizacje celów i zadań Eldisy Polska sp. z o. o..
7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
8. Podmiocie prawnym – rozumie się przez to Eldisy Polska sp. z o. o. w Komornikach ul. Polna 27, 55-300 Komorniki;
9. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Eldisy Polska sp. z o. o. w Komornikach;
10. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
11. Zgłoszeniu wewnętrznym (zwanym dalej także zgłoszeniem) – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa.
12. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 3. PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA
- W ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają naruszenia określone w ust. 2 niniejszego paragrafu.
- Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a) – q).
3. Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Sygnalista podlega odpowiedzialności karnej, określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.
- Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), a także wobec osób, które pomogły Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osób, które są z Sygnalistą powiązane (współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny).
§ 4 PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń jest Kierownik Dzialu Personalnego. Podmiotem upoważnionym do podejmowania działań następczych włączając w to: weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest Zespół, w którego skład wchodzi Kierownik Działu Personalnego oraz Pełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania. W zależności od tematu zgłoszenia, do Zespołu zostaną powołani specjaliści z działów odpowiedzialnych za dane zagadnienie, np. w przypadku zgłoszenia dotyczącego ochrony środowiska – Specjalista ds. ochrony środowiska.
2. W przypadkach szczególnych Eldisy Polska Sp. z o.o. może czasowo upoważnić inną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
3. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych są zobowiązane do ochrony danych osobowych Sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi oraz zachowania poufności na temat wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi.
4. Osoby, o których mowa ust. 1 powyżej działają w sposób bezstronny, niezależny, sumienny i staranny z zachowaniem należytej staranności, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
5. Eldisy Polska Sp. z o.o. oraz jakakolwiek inna osoba nie ma prawa wpływać na wykonywanie obowiązków przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, wydawać mu instrukcji ani wpływać na sposób jego pracy.
§ 5. SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Spółka zapewnia możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń za pośrednictwem bezpiecznych kanałów zapewniających zachowanie poufności, tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, a także ochrony danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie.
2. Spółka wdraża rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, w szczególności poprzez:
a) ochronę danych osobowych i informacji, których dotyczy zgłoszenie przed dostępem osób niepowołanych,
b) udzielenie dostępu do danych osobowych i informacji, których dotyczy zgłoszenie jednie osobom, które zostały do tego upoważnione,
c) zaangażowanie do rozpatrywania i weryfikacji zgłoszeń naruszeń osób, które gwarantują poszanowanie praw osób dokonujących zgłoszenia oraz osób, dla których Procedura ma zastosowanie.
3. Spółka zapewnia, że osoba wskazana do przyjmowania i weryfikacji dokonanych zgłoszeń naruszeń jest osobą niezależną i bezstronną.
4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
a) na adres do korespondencji: ul. Polna 27, 55-300 Komorniki, do Kierownika Działu Personalnego z dopiskiem "do rąk własnych zgłoszenie",
b) poprzez e-mail na adres: zgł[email protected], tytuł maila (sygnalista – zgłoszenie);
c) ustnie - telefonicznie w godzinach pracy tj. 09.00 – 15.00 pod numerem telefonu 07 397 64 13 przy czym:
· zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę, o której mowa w § 4 ust. 1 Procedury – zgodnie z załącznikiem nr 1 do Procedury;
d) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie: nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę, o której mowa w § 4 ust. 1 Procedury, zgodnie z załącznikiem nr 1 do Procedury.
5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy/spotkania lub transkrypcji rozmowy przez jego podpisanie.
6. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
7. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego [jeżeli nie będzie to wprost wynikało z funkcjonalności kanału].
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
9. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest zobowiązana do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
§ 6 DZIAŁANIA NASTĘPCZE
1. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz podejmuje odpowiednie działania następcze.
2. W przypadku, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, osoby odpowiedzialne za podejmowanie działań następczych mogą podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, o czym niezwłocznie poinformują Sygnalistę.
3. W przypadku, gdy osoba upoważniona do podejmowania działań następczych, nie jest w stanie samodzielnie dokonać odpowiednich działań następczych uzgadnia z osobą reprezentującą Eldisy Polska Sp. z o.o. niezbędny zakres tych działań.
4. Osoba reprezentująca Eldisy Polska Sp. z o.o. wraz osobą upoważniona do podejmowania działań następczych mogą podjąć decyzję o powołaniu Zespołu do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.
5. W skład Zespołu mogą być powoływani specjaliści z zewnątrz.
6. W przypadku braku kompetentnych pracowników do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, osoba reprezentująca Eldisy Polska Sp. z o.o., może powołać specjalistę lub zespół specjalistów z zewnątrz.
7. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani wyjaśnić sprawę oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac, zgodny ze wzorem określonym w załączniku Nr 1 do niniejszej Procedury, zawierający wnioski, rekomendacje, działania następcze i uzasadnienie tych działań.
8. Protokół należy sporządzić w takim czasie, aby zapewnić terminowe udzielenie informacji zwrotnej Sygnaliście.
9. Po sporządzeniu protokołu, podmiot wewnętrzny upoważniony do podejmowania działań następczych udziela informacji zwrotnej Sygnaliście. Wewnętrzny podmiot upoważniony przekazuje Sygnaliście informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych lub powodów takich działań bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
10. W przypadku zgłoszeń listownych na adres Podmiotu prawnego:
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych jest zobowiązana do przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej poprzez wysłanie listu na adres do kontaktu wskazany przez Sygnalistę.
11. W przypadku zgłoszeń telefonicznych lub osobistych:
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych jest zobowiązana do przekazania sygnaliście informacji zwrotnej poprzez:
a) wysłanie listu na adres do kontaktu wskazany w protokole przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego sygnalisty o naruszeniu prawa, w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista” będzie znajdowała się informacja zwrotna lub
b) osobiste przekazanie pisemnej informacji zwrotnej sygnaliście, co sygnalista potwierdza na kopii tego dokumentu.
12. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, przez osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 2 do Procedury.
13. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 7. INFORMACJE DOT. ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:
1) danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
2) warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
3) trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
4) terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
5) zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
6) zasadach przetwarzania danych osobowych,
7) charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
8) środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
9) warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności;
10) zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
11) danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.
4. Rzecznik Praw Obywatelskich umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla Sygnalisty w szczególności informacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, 5 i 6 oraz 8-11.
5. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
6. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
1) w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2) w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
7. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostki organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.
8. Celem Podmiotu prawnego jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Podmiot prawny zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Podmiotu prawnego.
§ 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest publikowana w łatwo dostępnym miejscu na stronie internetowej Eldisy Polska Sp. z o.o.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.
- Zmiany niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej utworzenie.
- Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u Podmiotu prawnego tj. poprzez wywieszenie treści na tablicy ogłoszeń / rozpowszechnienie treści mailem.
- Załączniki do Procedury:
ii. Protokół rozpatrzenia zgłoszenia – załącznik nr 2
iii. Rejestr naruszeń – załącznik nr 3
iv. Klauzule RODO – załącznik nr 4 i 5